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Logiciels de caisse : l'attestation individuelle de l'éditeur est de retour, la certification obligatoire n'aura pas lieu

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Sommaire

Depuis 2018, tout commerçant assujetti à la TVA qui encaisse ses clients via un logiciel ou un système de caisse doit pouvoir prouver que cet outil respecte quatre exigences : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données d’encaissement (article 286, I, 3° bis du Code général des impôts). Ce que beaucoup de dirigeants de commerce, de restauration ou de services ignorent encore, c’est que la façon d’apporter cette preuve a changé trois fois en l’espace de quinze mois — et que le dernier revirement, entré en vigueur en février 2026, simplifie enfin la situation.

Un aller-retour réglementaire qui a semé la confusion
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Depuis l’origine du dispositif, deux voies étaient ouvertes pour justifier la conformité d’un logiciel de caisse :

  1. un certificat délivré par un organisme accrédité (audit technique du logiciel par un tiers indépendant) ;
  2. une attestation individuelle délivrée par l’éditeur lui-même, engageant sa responsabilité.

La loi de finances pour 2025 (loi n° 2025-127 du 14 février 2025, art. 43) a supprimé cette seconde option : seule la certification par un organisme accrédité devait désormais faire foi, avec une échéance fixée dans un premier temps au 1er mars 2026, puis reportée au 1er septembre 2026 face à l’afflux de demandes que les organismes accrédités ne parvenaient pas à traiter dans les délais.

C’est précisément cet embouteillage qui a conduit le législateur à changer à nouveau de cap. L’article 125 de la loi n° 2026-103 du 19 février 2026 de finances pour 2026 (publiée au Journal officiel le 20 février, applicable dès le lendemain, 21 février 2026) rétablit définitivement la possibilité de recourir à l’attestation individuelle de l’éditeur, en complément — et non en remplacement — du certificat d’organisme accrédité. L’administration fiscale a commenté cette évolution dans une actualité BOFiP du 25 mars 2026, accompagnée d’un modèle officiel d’attestation.

Deux voies de preuve, au choix de l’entreprise
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Concrètement, depuis le 21 février 2026, un assujetti à la TVA utilisant un logiciel ou système de caisse peut justifier sa conformité par l’un ou l’autre des deux documents suivants, sans hiérarchie entre eux :

  • Le certificat d’un organisme accrédité (COFRAC ou équivalent européen) : audit technique du logiciel, généralement plus coûteux et plus long à obtenir, mais perçu comme une preuve “tiers de confiance” plus robuste en cas de contentieux ;
  • L’attestation individuelle de l’éditeur : document que l’éditeur du logiciel remet directement à ses clients, souvent inclus dans l’abonnement, et qui engage sa propre responsabilité sur la conformité du produit.

Pour être valable, l’attestation individuelle doit reprendre le modèle fixé par l’administration (BOI-LETTRE-000242) et mentionner a minima : l’identification de l’éditeur, l’identification précise du logiciel (nom commercial, version, modules concernés), une référence explicite aux quatre exigences légales (inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage), ainsi que la date et la signature de l’éditeur. Une attestation générique, non datée ou ne visant pas la version réellement installée chez le client, n’a pas de valeur probante en cas de contrôle.

Qui est concerné, et par quoi
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L’obligation vise toute personne assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel ou système de caisse — commerces de détail, restauration, hôtellerie, professions libérales avec encaissement direct, etc. Pour les logiciels multifonctions (gestion commerciale, comptabilité et caisse réunis dans un même outil), seule la brique “caisse/encaissement” doit être couverte par le certificat ou l’attestation : il n’est pas nécessaire de faire certifier l’ensemble du logiciel de gestion.

Sont en revanche hors du champ de l’obligation les entreprises qui n’encaissent jamais directement leurs clients (factures réglées uniquement par virement ou prélèvement, par exemple), ainsi que les redevables bénéficiant de la franchise en base de TVA n’ayant pas opté pour son paiement.

Le risque en cas de non-conformité : 7 500 € par logiciel
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La sanction, elle, n’a pas changé : l’article 1770 duodecies du CGI prévoit une amende de 7 500 € par logiciel ou système non conforme constaté lors d’un contrôle. Ce montant s’apprécie poste de caisse par poste de caisse ou logiciel par logiciel, et non par établissement — une entreprise disposant de plusieurs caisses non couvertes s’expose donc à un cumul de sanctions. Un délai de régularisation de 60 jours à compter de la notification du contrôle est toutefois accordé avant application effective de l’amende.

Au-delà de cette sanction propre au défaut de justificatif, un logiciel de caisse réellement non sécurisé (permettant par exemple de supprimer discrètement des tickets) expose à un risque bien plus lourd en cas de contrôle : reconstitution du chiffre d’affaires, rappels de TVA, majorations pour manquement délibéré. Le justificatif de conformité n’est donc qu’une pièce du dossier — encore faut-il que le logiciel soit effectivement paramétré et utilisé conformément aux exigences légales.

Ce que les commerçants et leurs experts-comptables doivent vérifier
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  1. Identifier le logiciel de caisse réellement utilisé (nom, éditeur, version) pour chaque point d’encaissement de l’entreprise, y compris les configurations multi-sites.
  2. Contacter l’éditeur pour obtenir soit son attestation individuelle actualisée au nouveau modèle administratif, soit la référence de son certificat d’organisme accrédité s’il en dispose déjà.
  3. Vérifier le contenu de l’attestation reçue : version du logiciel visée, date, signature, mention explicite des quatre exigences — une attestation ancienne ou incomplète ne protège pas en cas de contrôle.
  4. Conserver ce justificatif de façon exploitable (dossier “Caisse” dédié, par exercice), aux côtés des journaux de caisse, tickets Z de clôture et exports comptables, car un contrôle peut porter sur des exercices antérieurs.
  5. Ne pas se précipiter vers une certification payante par organisme accrédité si l’éditeur propose une attestation individuelle conforme : les deux voies ont désormais la même valeur juridique.

Pour les cabinets d’expertise comptable, ce nouvel épisode du feuilleton est aussi l’occasion de rappeler à leurs clients commerçants qu’un logiciel de caisse n’est jamais “certifié pour toujours” : chaque montée de version substantielle peut nécessiter une attestation ou un certificat renouvelé. Mieux vaut le vérifier maintenant que de le découvrir lors d’un contrôle.

Sources :

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